友谊花开特刊编委会建议书

友谊花开特刊编委会建议书

内容：

1.什么是“友谊花开特刊”？
2.特刊编委会的意义。
3.2005年特刊出版面对的主要难题及成因。
4.更有效率的编委会分组模式及责任分配。
5.其余难题及解决方法。
6.总结。


1.什么是“友谊花开特刊”？

从前，“友谊花开特刊”(以下简称“特刊”)是为了友谊花开一年一次的文娱晚会而出版，内容以晚会为主，如某某赞助人在晚会的献词等等，它的书名是《友谊花开第XX届文娱演出特刊》。此外，它也记载一年来和友谊花开相关的消息和活动。

近年，特刊逐渐改名为《友谊花开XX周年纪念特刊》。这表示此特刊已经成为一个独立的友谊花开作品，虽然还是配合每年的文娱演出而出版，但已不是附属文娱演出的副产品。也就是说，即使在将来某年，友谊花开没有举行演出，特刊也会出版。


2.特刊编委会的意义。

特刊编委会是由一批有组织能力或有文采的各校同学组成，它最主要的用意应是栽培各校学生(友谊花开精神)，而非其内容。各校学生可以根据本身的兴趣和专长，各司其职。

若特刊的编辑和出版过程没有各校学生的参与，尽管它资料丰富，包装精美，它也失去其最重要的意义。



3.2005年特刊出版面对的难题及原因。

2005年《友谊花开第廿八周年纪念特刊》拥有许多创新、出色与值得赞赏的地方；但，它在出版过程也面对极大的困难，这可能也是近年特刊出版时所面对的同样难题。

特刊出版的最大问题，是严重超时；特刊编委会在四月成立，出版日期订在八月，结果延迟了一个月。若非刚巧周年演出也延迟一个星期，特刊就不能赶上演出之前出版，情况极为惊险，同时也对印务厂带来极大的不便。根据编委会的反映，出版的延迟主要原因是资料收集的困难。

接着，我们看资料收集困难的原因。

特 刊编委是以“项目分组”的形式成立，除了总编辑(下称主编)、副编辑、秘书和财政之外，其余单位是以“项目”来分组，如：活动资料组、单位资料组、校友资 料组、设计组、剪报组、采访组、摄影组、校对组、活动组、广告组和销售组。每组由一到两名学生担任“组长”，负责向各校学生收集所需要的资料。

在“项 目分组”下，资料的收集成为大难题。举例说明，负责单位资料组的A校学生，若缺乏威严，就很难收集齐全每一间学校华文学会的资料。虽然A校学生每次都出席 编委会议，但一些学校的华文学会代表几乎从不曾出席编委会议，他们的资料最后可能还是需要主编在最后一分钟亲自出马才追到。就算A校的学生收集了一些学校 的资料，也是转交给主编而已。

负责活动资料组的B校学生，又如何向举办友谊花开交流营和歌唱观摩赛的A中学收集资料？她们又如何向C中学 收集 舞蹈观摩赛的资料呢？向哪个校友收集校友会活动的资料呢？所以，实际上的情况是：主编还是要自己将有关活动的新闻报导转载为特刊的内容，校友也主动将校友 会活动的稿件交给主编。摄影组的情况也和活动组类似。

采访组的负责人为“D校代表”，他的责任是向各校学生讲解采访事宜，然后收集和整理采访的稿件，最后交给主编。但实际上，成功采访的学校，他们的稿件都是直接交给主编，D校本身也没有采访。

另外，负责校对组的E校和A校学生，若要将所有资料带回家校对，再交给主编，是非常困难的。所以在实际情况下，所有资料还是摆在主编面前，她何来时间校对？另外，依此类推，主编实际上还得处理从各校学生手中直接收回的广告费等等事物。

由此可见，在缺乏交通工具的情况下，不但各项目小组的负责人难以向各校学生收齐资料，还大大地加重了主编的工作量。为了解决这问题，应该尝试改变“项目分组”的模式。



4.更有效率的编委会分组模式及责任分配。

友谊花开校友应该在年初召集各校学生，然后选出特刊编委会。但是，以往的“项目小组”应该由“学校小组”取代。新的编委分组模式及人数可以如下：

A部分(监督)－－
顾问：(人数不限)。

B部分(司令台)－－
主编：(一人)。
第一助编：(一人)。
第二助编：(一人)。
第三助编：(一人)。

C部分(协调)－－
秘书：(一人)。
财政：(一人)。
总务：(一人)。
活动：(一人)。

D部分(各校编委)－－
沙白：(二到三人)。
崇正：(二到三人)。
善导：(二到三人)。
建国：(二到三人)。
海星：(二到三人)。
拉沙：(二到三人)。
彼德摩尊汀：(二到三人)。
乐育：(二到三人)。
庇中：(二到三人)。

在 新的编委分组模式下，在D部分，各校编委负责收集和准备各自学校华文学会的单位资料、所举办的友谊花开活动资料(如歌唱和舞蹈观摩赛等)、相片、同学投 稿、采访文稿、广告费等等，整理和第一次校对完毕后交给主编或其助编。若某校的编委(共二到三人)难以出席每次编委会议，他们可以轮流出席。

若某学校经过主编的催促后，仍没有交上有关资料，编委会可以决定不要采用该校的有关资料。举例说明，若A校举办戏剧观摩赛，但是又没有人愿意记录活动的报告和提供照片给主编，那主编可以通过编委会议，决定不要采用A校戏剧观摩赛的活动资料。

接 着在C部分，秘书除了负责记录每次会议的报告外，也可以协助主编维持会议的正常运作，因此他应该争取更大的权力。财政应该协助主编记录或收集广告费用，并 常出席编委会议。总务和活动没有特别责任，他们可以联办属于编委会成员本身的联谊活动，如参观、茶会、旅游等，没有强制性规定任何工作；总务有权力拒绝从 事“买文具”等琐碎及耗时的工作。

然后是B部分，在新的编委模式下，主编名正言顺地拥有更大的权力及责任。主编和助编可以向学生理事会建 议每年演出及生活营的主题，主题确定后可以拟定特刊的内容、做目录、估计页数、收集资料、要求各校委员提供采访或学生投稿(或举办征文比赛)、设计封面 (或举办封面设计比赛)、派发《要求赞助广告信》给各校委员、收集广告费、第二次校对、和印务商交涉等等。

主编也可以要求各校华文学会、友谊花开学生理事会、校友会提供何种资料(如照片和历史)，以及资料的呈现(手稿、打字或电脑存档)。主编也可以反对校友提出的特刊方案。助编并非一定要和主编来自同一所学校，但一定要是可以分担主编工作的人。

最后是A部分的顾问，应该由前任主编和相关校友担任。他们的责任是监督特刊的编辑进展，以及回答编委会任何有关特刊的问题，如印务厂电话和地址等等。

B、C和D部分的职位可以重叠，比如说：第一助编可以兼任财政和本身学校的编委等等。




5.其余难题及解决方法。

2005年特刊编委会面对的问题还包括一些学校同学的参与率不理想，如活动组代表、采访组代表、副编辑等等。其实，这些学校的代表都没有出席首次编委会议，也无法证明他们已答应担任有关的职位。

因此，在选出新的编委职位之前，若一名学生没有出席会议，也非真正了解本身的职责，那他就不能出任有关的职位。若有关职位无法找到适合人选出任，可以暂时悬空，等待第二次编委会议再委任。

另外，特刊的出版时间，可能也会受各校轮办的友谊花开观摩赛所影响；若观摩赛全部在年杪举行，那特刊为了记载这些活动，可能被迫延迟截稿。甚至，若友谊花开演出的时间无法确定，特刊也不能脱稿，因为特刊必须预告演出的日期和相关资料。

因此，特刊编委会应该发挥影响力，促使友谊花开的各项常年活动尽早举行。




6.总结。

友谊花开特刊编委会是一个很特殊的工作委员会，它存在时间可能接近半年，超越友谊花开其他活动如生活营、戏剧营、戏剧观摩赛、歌唱观摩赛、舞蹈观摩赛的筹委会，甚至友谊花开周年纪念演出的筹委会也只不过存在两个月而已。因此，特刊编委会才是一个真正培养友情的平台。

再说，特刊出版后可以让人收藏，多年后仍可以翻阅；其他活动充其量只透过断断续续的片断来提醒而已。十多年前的友谊花开是什么样子，也只有透过特刊才能印证。

特刊编委会也是友谊花开内少数和演艺舞台没有直接关系的团体，它让一些有文字才华的同学拥有可以发挥的另一种“舞台”。友谊花开鼓励同学们念华文，并不是只有让他们在文娱晚会表演相声而已。

本来，特刊编委会可以在友谊花开扮演更大的角色。但，非常可惜地，近年的编委会仍无法取得突破，每年都被一些同样的、琐碎的、细节的出版问题所阻挡，比如说：该放什么资料什么的……能够出版已经值得庆幸。

追根究底，这可能和特刊编委会本身缺乏“传承”的精神所导致。试问一问上一任的主编，她向再上一任，或再上一任的主编身上学习了什么？每一年的主编，每一年的编委，都是重新摸索，难怪每一年的特刊主编都会说：“经过了不少挫折……”。

唯有这一代的编委和主编，将经验传承给下一代的编委和主编，编委会才有永续成长的可能。这也是《友谊花开特刊编委会建议书》诞生的目的，希望它本身也能每年被修改、更新，然后由现任主编移交给下一任的主编。

希望有一天，“友谊花开特刊”能够赋予友谊花开一个新的面貌、一种文字的色彩，而非让人说友谊花开只是一个“表演团体”而已。